浅谈选择档案外包中介机构中常忽视的几点问题

近些年来，档案管理机构普遍采用业务外包的方式来辅助管理档案，据统计，“85% 以上的世界500 强企业采用了档案业务外包服务”, 随着社会经济和企业的快速发展，使得企业尤其是规模比较大的企业产生的档案数量越来越大，加之多年累积的存量，企业的档案数量已十分庞大，这使得企业已无法有效地对档案进行管理。因此，引入外包公司的档案管理力量成为了大多数企业的选择。但是尽管在档案管理中引入外包服务，可以提供高水准、高层次的档案管理服务，企业在选择档案外包中介机构的过程中仍然存在一些问题，主要体现在以下几个方面：

(1) 选择的档案外包中介机构时无门槛

在企业档案业务外包中，外包公司直接涉及企业档案实体和信息内容安全，与企业的利益息息相关，因此在选择外包公司时，有必要建立门槛，选择合格的外包公司，从而保证档案安全。

很多企业在选择档案外包中介机构时，只审核对方的基本证书，比如营业执照，税务登记证等，对档案管理比较重视的企业还会要求档案外包服务商具备档案外包方面的资质证书，比如《档案中介机构备案通知书》，但是只有这些单一的资质，还远远不能证明档案外包中介机构是否合格，比如这些中介机构内部是否运营正常，是否能保证客户的机密档案信息不外泄都不得而知，选择这样的中介机构风险极大。

开窍乐作为国内专业的档案外包服务供应商，拥有国内及国外多项外包服务资质。除《档案中介机构备案通知书》外，开窍乐是国际专业档案与信息管理服务协会（PRISM International）在中国大陆的会员机构，PRISM是全球商业档案与信息管理服务领域最权威的协会型机构，开窍乐顺利通过此权威机构的评估和认证，在它的指导下，将与全球领先外包服务机构共享最前沿的技术支持与行业资源。

另外开窍乐也拥有ISO9001质量管理体系认证证书，证明公司在各项管理系统整合上已达到了国际标准，表明企业能持续稳定地向顾客提供预期和满意的合格产品。

开窍乐十分重视客户档案资料的信息安全，档案信息安全也是档按外包存储最关键的环节。开窍乐拥有ISO27001信息安全管理体系认证

证书，标志着开窍乐在信息安全管理体系的建设和实施方面均已达到国际标准要求。除此之外，开窍乐是江苏省保密协会及南京市保密协会会员，受南京市保密局监管，在保密局的指导下，所有涉及档案操作的员工均参加了档案保密相关的法律法规的培训，公司严格贯彻执行党和国家关于保密工作的方针、政策和法律、法规，坚决杜绝客户档案信息外露等现象。

(2) 档案调阅，档案配送时效性无法保证

我国档案外包中介机构多以档案文件寄存、数字化处理、文件整理与鉴定、破损档案修复等业务为主，业务单一，没有独立研发的档案管理及调阅系统，档案信息开发利用服务能力不高，档案配送时效性得不到保证，从业人员素质、服务水平不高，在服务方式、特点、业务范围上没有自身特色，杂而不专。

开窍乐为客户提供档案保管、RFID电子标签追踪和维护电子信息安全等服务。公司在管理方面自主研发专门的线上文件管理系统，含有丰富的标签功能。客户资料按照存放在云窍箱中，每个箱体都有唯一的二维码编号，这套系统利用RFID技术管理文件，可以追踪任何一个档案云窍箱的动向， 迅速找出客户想要的文件，在客户服务方面，开窍乐开展为用户调档服务的文件派送业务，派专人专车将档案资料派送上门，方便用户的使用。开窍乐不仅提供档案原件隔日调阅和当日调阅，还提供当日加急限时调阅，在客户提出加急调阅申请后承诺南京主城区两个小时上门派送，保证档案调阅的时效性。

(3) 档案存储方式老旧，安全性保密性堪忧

现在大多数档案外包中介机构还是沿用老旧的档案密集架的档案存储模式，但是密集架的保存方式存在许多弊端，如库房密闭性差，这对防光防尘防霉等工作，特别是档案库房内温湿度的控制带来诸多不便，档案密集架库房档案一旦被污染，生虫长霉，易于扩散，加之架内案卷拥挤，传播速度更快，不及时采取措施，很快会危害整个密集架内的档案。另外，传统的密集架的锁具一般配备多把钥匙，如果档案管理人员素质不高责任心不强，很有可能导致档案信息的泄露。

开窍乐从国外引进先进的档案存储理念，将客户重要档案原件存放在设计定制的档案存储箱“云窍”内，“云窍”是由三层无酸瓦楞纸制成，适合长期纸质文件的存储，客户档案装入云窍后，开窍乐会为每个“云窍”箱体和箱盖之间贴上易碎电子标签封条，从此刻开始开窍乐全面负责客户档案的安全，除此之外，云窍入库前，开窍乐还会在操作间对每个云窍做超氧杀虫灭菌处理，湿度调整及腹膜处理，超氧灭菌为溶菌级方法，杀菌彻底、无残留。开窍乐为每个云窍都贴上湿度检测卡，可随时观察每个窍的湿度状态，最后，云窍还会被放在完全密封的塑料质包装内，将档案保护在完全独立的空间，和外来灰尘、气体、害虫隔绝。开窍乐采用先进的RFID自动识别技术和计算机软件技术，以RFID电子标签作为信息存储媒介，利用非接触式的智能库区工作站、移动PDA等RFID读写设备，与后台数据库管理系统相配合，可以实现档案的借阅、归还、查找、盘点工作过程的信息化管理。开窍乐为客户的档案进行每日盘点，确保档案数量无差错，授权客户公司的档案管理员可登陆系统平台查看所有档案的出库入库操作记录。

(4) 合同细节，责权划分不明晰

很多企业与档案外包中介机构签订合同时对业务中可能涉及的服务价格没有一一明确，从而导致成本失控。对外包服务过程中各项行为规范，双方所负义务和责任，数据资料内容的保密和档案实体的保护要求也没有做出清晰规定。此外，合同中经常会遗漏如遭遇外界环境的灾害时应急措施与责任认定等相关条款，对于档案外包期间发生的诸如丢失，损毁等赔偿条款一些档案外包中介机构只向客户提供口头上的承诺，存有“档案一定不会丢失损毁”的侥幸心理，而当真的发生此类事件时，中介机构根本无力赔偿，这些弊端直接导致企业陷入纠纷和诉讼。

开窍乐在与客户签订合同时奉行“事无巨细，公平诚信”的原则，对业务中可能涉及的服务一一列出价格，开窍乐还与中国平安保险推出全国首创职业责任险，为每次档案丢失事故最高赔偿金额50万人民币，帮助客户转移重要档案原件的存储风险。

(5) 沟通不畅，档案外包开展不顺利

档案外包中介机构和存档企业，不仅仅是两个企业之间的关系，从某种意义上说，相当于企业的一个部门，不同企业文化，，各自内部不同的管理模式，人员素质的差异，企业管理理念的差别等，都会影响档案外包业务的正常有序开展。

开窍乐本着“互利共赢”的理念与企业客户建立合作对话机制。组织双方高层领导应定期举行会晤，就双方合作过程中出现的问题与分歧进行协商解决，双方合作过程的日常

工作管理人员也充分发挥自身的桥梁作用，及时、准确地传达己方的管理流程，管理理念，管理模式，确保企业客户充分了解开窍乐的意愿，减少或避免因沟通不畅造成的工作开展不顺畅。

综上所述，企业在选择档案外包中介机构时，一定要建立相应的门槛，同时必须要有有效的档案安全风险防范措施，来保证档案的安全，从而充分利用档案业务外包来辅助企业档案管理。相信随着相关法律法规的完善以及行业的发展成熟，档案业务外包服务将在企业的档案管理中发挥越来越大的作用。

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